عاجل مقابل. هام: أبسط طريقة للحفاظ على الإنتاجية والقيام بالعمل الصحيح

عندما سألت بوني وير ، ممرضة الرعاية التلطيفية التي تعتني بالمرضى في نهاية المطاف في الأسابيع الأخيرة من حياتهم ، عن أعظم ندم الناس ، ظهرت 5 إجابات مرارًا وتكرارًا:

• أتمنى لو امتلكت الشجاعة لأعيش حياة حقيقية مع نفسي ، وليس الحياة التي توقعها الآخرون مني
• أتمنى لو لم أعمل بجد
• أتمنى لو كانت لدي الشجاعة للتعبير عن مشاعري
• أتمنى لو بقيت على اتصال مع أصدقائي
• أتمنى لو سمحت لنفسي أن أكون أكثر سعادة

أفكر في هذه القائمة كثيرًا أثناء عملي.

مثل معظم الناس ، فإن أيامي مليئة بالمهام العاجلة ، ولكنها تافهة في كثير من الأحيان. رسائل البريد الإلكتروني. الاجتماعات. اللحظات. المكالمات.

إنه مثل سداد بطاقة ائتمان عالية الفائدة. أنا أعمل بنفسي حتى النخاع ولكن بالكاد أحدث تأثيرًا في المبدأ . عندما أفكر في ما أنجزته من الأهمية في أسبوع معين ، في بعض الأحيان لا يخطر ببالي شيء واحد. كيف يحدث هذا؟

في حديث في ستانفورد ، تناول فيل ليبين ، الرئيس التنفيذي لشركة Evernote ، هذه المشكلة بالضبط ، وناقش كيفية التمييز بين ما هو عاجل وما هو مهم في حياتك:

مهام عاجلة هي المهام التي يجب التعامل معها على الفور.

هذه أشياء مثل المكالمات الهاتفية ، والمهام ذات المواعيد النهائية الوشيكة ، والمواقف التي يتعين عليك فيها الرد بسرعة. عادة ما يكون الرد على رسالة بريد إلكتروني ، عندما يتعين عليك القيام بذلك ، مهمة عاجلة.

مهام مهمة هي المهام التي تساهم في المهام والأهداف طويلة الأجل.

هذه أشياء مثل هذا الكتاب الذي تريد كتابته ، والعرض التقديمي الذي ترغب في تقديمه للترقية ، والشركة التي تخطط لبدءها.

المشكلة هي أن المهام المهمة عادة ما تتفوق عليها المهام العاجلة. لذلك إذا كان لديك وقت محدود في يومك ، كيف تتأكد من تخصيص وقت لمهام مهمة؟

استخدام مصفوفة القرار لتحديد ما هو مهم

طريقة واحدة لمعرفة ما هو الأكثر أهمية هي استخدام مصفوفة قرار أيزنهاور : عندما تفعل ذلك ، فإنك تجري تلك المقايضة بين المهم والعاجل.Jamesclear.com/Crew.co

قام بتطويره دوايت أيزنهاور ، وهو جنرال من فئة الخمس نجوم في جيش الولايات المتحدة ، والقائد الأعلى لقوات الحلفاء في أوروبا خلال الحرب العالمية الثانية ، ورئيس جامعة كولومبيا ، ورئيس الولايات المتحدة لفترتين ، وهذا الصندوق البسيط يقسم المهام إلى فئات بسيطة:

في الزاوية العلوية اليسرى ( هام وعاجل ) ، يمكنك وضع أشياء مثل الأزمات والمواعيد النهائية والمشاكل.

الزاوية العلوية اليمنى ( هام وليس عاجلاً ) يمكن أن تتكون من أشياء مثل العلاقات وتخطيط المشاريع طويلة الأجل والاستجمام.

الزاوية اليسرى السفلية ( غير مهم وعاجل ) قد تتكون من انقطاعات واجتماعات وأنشطة.

الزاوية اليمنى السفلية ( غير مهم وغير عاجل ) قد تتكون من مضيعة للوقت وأنشطة ممتعة ومهام أخرى تافهة.

من السهل جدًا التخلص من الأشياء غير المهمة وليست العاجلة. هذا نوع من عدم التفكير. تريد أن تقضي أقل وقت ممكن هناك.

من الواضح أيضًا أن الأشياء المهمة والعاجلة هي أول الأشياء التي يجب عليك معالجتها.

ولكن ماذا عن ترتيب الأولويات بين الربعين الآخرين؟ هذا هو المكان الذي تصبح فيه الأمور صعبة.

يتخلف معظم الناس عن أداء المهام العاجلة أولاً - المشكلة هي ذلك إذا كنت تقوم دائمًا بمهام عاجلة ، فلن تتمكن من إنجاز المهام المهمة .

تأتي المهام العاجلة دائمًا. وستكون هناك دائمًا مهام أكثر إلحاحًا مما لديك وقت لإنجازها ، بغض النظر عن مدى صعوبة المحاولة.

هل وجدت نفسك يومًا تقول ، [X] مهمة حقًا ، لكن ليس لدي الوقت لها الآن؟

عندما تفعل ذلك ، فإنك تجري تلك المقايضة بين المهم والعاجل. يقول لاو تزو ، الوقت شيء مخلوق. أن تقول 'ليس لدي وقت' ، مثل قول ، 'لا أريد ذلك'.

أو كما قال بيكاسو ، فقط أجل حتى الغد ما كنت على استعداد للموت بعد أن تركت دون حل.

كيفية جعل المهام الهامة عاجلة

أسهل طريقة للتأكد من أن مهمة مهمة عاجلة هي أعطها موعدا نهائيا .

المواعيد النهائية هي في الواقع ما يجعل المهام العاجلة عاجلة: حقيقة أنه يتعين عليك التعامل معها على الفور. غالبًا ما يكون عدم وجود مواعيد نهائية هو ما يجعل المهام المهمة غير مهمة. عادة ما تكون من النوع الذي يمكنك الوصول إليه في النهاية.

على سبيل المثال ، عليك أن تدفع الإيجار بحلول نهاية الشهر. هذا هو الموعد النهائي. مع اقتراب هذا الموعد النهائي ، تصبح المهمة أكثر إلحاحًا.

من ناحية أخرى ، فإن هدفك في الحصول على اللياقة أمر مهم ، لكنه ليس عاجلاً على الإطلاق. هل لديك للوصول إلى صالة الألعاب الرياضية بنهاية الشهر؟ على الاغلب لا.

لذا فإن أول شيء عليك القيام به إذا كنت تريد التأكد من إنجاز المهام المهمة هو تحديد مواعيد نهائية. غالبًا ما تكون المهمة المهمة عبارة عن مجموعة ضخمة من المهام (غالبًا ما تكون أشبه بالمشاريع) ولكي تتمكن من تحديد موعد نهائي ، عليك أولاً تقسيمها إلى مهام أصغر وتحديد مواعيد نهائية لها.

توجهي المفضل لهذا يأتي من إنجاز الأمور يسأل فيه ديفيد ألين:

ما هو الإجراء الجسدي التالي الذي يتعين عليك اتخاذه لإحراز تقدم في هذه المهمة؟

هذا هو الشيء الذي تحتاج إلى تحديد موعد نهائي له.

الآن هذا هو المكان الذي يأتي فيه الجزء الحاسم ، لأنه لا يكفي مجرد تحديد موعد نهائي.

لماذا تحتاج مواعيد نهائية جادة

الميزة الثانية للمهام العاجلة التي تجعلها عاجلة هي أن مواعيدها النهائية غير قابلة للتفاوض.

إذا لم تلتزم بالموعد النهائي فهناك تداعيات خطيرة.

من الواضح لماذا هذا هو الحال مع شيء مثل عدم دفع الإيجار. أولاً ، سوف يتصل بك مالك العقار ويصرخ عليك. إذا كنت حساسًا تجاه الضغوط الاجتماعية ، فمن المحتمل أن يكون هذا كافيًا لدفعك لدفع الإيجار في الوقت المحدد. وإلا ، فسيتم تقديمك في النهاية إلى المحكمة وطردك ، وهو أمر خطير بما يكفي لمعظم الناس.

تكمن المشكلة في مجرد تحديد المواعيد النهائية للمهام المهمة في أنها لا تصبح جادة تلقائيًا. إذا قلت أنني يجب أن أذهب إلى صالة الألعاب الرياضية قبل نهاية الأسبوع ، فلا توجد عواقب في الأساس لفشلي في الالتزام بهذا الموعد النهائي.

إذن ، كيف تجعل المواعيد النهائية أكثر أهمية؟ إليك بعض الطرق:

1. اجعلها عامة

تتمثل إحدى طرق جعل الموعد النهائي أكثر جدية في ذكره علنًا. عندما تكون مسؤولاً علنًا عن الموعد النهائي ، فلا يمكنك أن تخدع نفسك فقط. الجانب الآخر من هذه العملة هو أنك إذا حددت تاريخًا علنًا ، فمن الأفضل أن تتأكد من أنه يمكنك بالفعل ضربه. لا يوجد شيء يضاهي التوتر الناتج عن الالتزام بالموعد النهائي الذي حددته بنفسك بشدة.

2. إنشاء المكافآت والعقوبات

هناك طريقة أخرى لجعل الموعد النهائي أكثر جدية وهي تحديد مكافأة لارتكابه أو عقاب للتغيب. ضع هذه المجموعة من المكافآت والعقوبات في مكانها مسبقًا وتأكد من أنك لست الشخص المسؤول عن تنفيذها فعليًا. على سبيل المثال ، اكتب شيكًا بمبلغ 2000 دولار لمنظمة سياسية تكرهها ، وامنحه لصديقك ، واطلب منه إرساله إذا فشلت في الوفاء بالموعد النهائي.

3. إخضاع الآخرين للمساءلة

عندما يتعلق الأمر بمساءلة الآخرين (مثل أعضاء فريقك) عن المواعيد النهائية ، فمن المهم أن تجعل الناس يدركون مدى أهمية المواعيد النهائية بالنسبة لك. لا يمكنك تحمل المواعيد النهائية الفائتة. وهذا يعني تسجيل الوصول وإجراء محادثات غير مريحة عند عدم الالتزام بالمواعيد النهائية. إذا لم تفعل ذلك ، فسيفترض الناس بشكل مفهوم أن المواعيد النهائية ليست بهذه الأهمية بالنسبة لك ، وسيبدأون في إبعادهم أو تفويتهم أكثر فأكثر.

4. تعيين تذكير دائم لنفسك

من السهل جدًا تجاهل الموعد النهائي ما لم يكن لديك تذكير دائم. غالبًا ما تحتوي المهام العاجلة على تذكيرات مضمنة ، مثل صديقك أو زوجك الذي يداعبك باستمرار للقيام بشيء ما. بالنسبة للمهام المهمة ، يجب عليك إعداد تلك التذكيرات بنفسك. ضع اللاصقات حول مكتبك. ضبط أحداث التقويم أو المؤقتات. ضع علامة أمام مرآة الحمام الخاصة بك. افعل ما عليك القيام به.

*****

هل هذا يبدو مثل الكثير من العمل؟ حسنًا ، قد يكون في البداية. لكن بمرور الوقت يصبح الأمر أسهل ، وستجد أنك أقل توتراً بكثير.

سيكون لديك دائمًا ما يكفي من المهام العاجلة لملء يوم أو أسبوع أو سنة أو حتى مدى الحياة بالكامل. لكن ما يجب أن تنفق معظم طاقتك عليه حقًا هو إنجاز أشياء مهمة ، حتى لا تجد نفسك مع قائمة من الأسف لأشياء لم تجد وقتًا لفعلها.

جوري ماكاي هو محرر تضمين التغريدة حيث هذا المنصب ظهر في الأصل . هل تريد أن تتعلم كيف تصبح أفضل نسخة منك؟ انقر هنا للانضمام إلى الآلاف من صانعي ورجال الأعمال الذين يتلقون بريدنا الإلكتروني الأسبوعي لتعزيز إبداعك وإنتاجيتك.