العديد من رسائل البريد الإلكتروني تسقط في القدم الخاطئة.جو ذا جوت فارمر / فليكر يبدأ العديد من الأشخاص الذين لا أعرفهم رسائل البريد الإلكتروني بتحية الترحيب ، أتمنى أن تكون بخير ، ردي المعتاد: نعم ... لا أعرفك وأنا على ما يرام بما يكفي لحذف بريدك الإلكتروني دون مزيد من القراءة.
وبالنظر إلى نتائج استطلاع غير رسمي ، يشعر الكثير من الناس بنفس الشعور.
كاثرين هام ، محررة السفر في مرات لوس انجليس ، الذي يتلقى عددًا لا يحصى من العروض الترويجية من المساهمين المحتملين ووكلاء العلاقات العامة ، يخشى أيضًا تلقي رسائل بريد إلكتروني جيدة. بفضل الله أنا بخير ، ولكن ماذا لو لم أكن كذلك؟ هي سألت. أنا متأكد من أنني سأكون غاضبًا بنفس القدر ... أقول لهؤلاء الأشخاص: بناء علاقة يعني مساعدتي في القيام بعملي ، وليس سؤالني عن حالتي. إنه يعني فهم سوقي ، وليس محاولة فهم نفسي. إنه يعني تحديد احتياجاتي الصحفية ومعالجتها ، وليس مساعدتي في العثور على مركزي الشخصي.
تقول باربرا تيسزلر ، المديرة التنفيذية لشركة Teszler للعلاقات العامة في سانتا مونيكا ، كاليفورنياالافتتاح مع آمل أن يكتشف هذا البريد الإلكتروني أنك على ما يرام هناك بمكالمة باردة تبدأ لا تغلق الخط أو ترسل رسالة بريدية إلى معلومات مهمة باللون الأحمر على الظرف (المعلومات المهمة هي أنك حصلت على موافقة مسبقة للحصول على ائتمان بطاقة مع شركة لا يمكنك أن تهتم بها كثيرًا). يختار الأشخاص 'أتمنى أن تكون على ما يرام' من أجل إقامة اتصال شخصي - فهذا يجعل الأمر يبدو كما لو كنت قد قابلت هذا الشخص بالفعل ، وتجاهل أو رفض شخص قابلته شخصيًا يعد وقحًا أكثر من تجاهل شخص غريب لك لم ألتقِ قط ، لذا من المرجح أن تتم قراءة بريدك الإلكتروني من الناحية النظرية بهذه الطريقة - لكنه يبدو لي أنه مفتعل وغير صادق.
يعتقد مايك بلو ، أستاذ الاتصالات المشارك في كلية مانهاتن ، أن هذه التحيات تتعلق بتفسير المتلقي أكثر من ارتباطها بالمرسل. إذا كتب شخص ما ، 'أتمنى أن تكون قد قضيت أسبوعًا رائعًا' ، أو 'أتمنى أن يكتشفك هذا جيدًا' ، فهناك احتمال أن يكون لديك أسبوع سيئ أو أنك بعيد عن أن تكون على ما يرام ، ولكن الاعتراف المتبادل يقول بلو إن الإنسانية هي الرسالة الحقيقية ، وليس أي آمال ملموسة. قد تبدو هذه المجاملات الودية غير صادقة لأنها تحدق فينا من شاشة بيضاء ، وهو أمر غير شخصي بطبيعته.
اشترك في النشرة الإخبارية اليومية 
يعرض خادم البريد الإلكتروني تنبيهات للرسائل غير المرغوب فيها أو رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها.الصورة: إيان والدي / جيتي إيماجيس
وفقًا لماكلين واتسون ، مدير برامج الاتصالات التجارية في كلية نافين جيندال للإدارة في يو تي دالاس ، يحتاج الناس إلى التخفيف. إذا كانت الجملة 'أتمنى أن تكون بخير' في رسالة بريد إلكتروني تثير استجابة عاطفية منك ، فإن هذه الجملة قد أدت وظيفتها ، كما يقول واتسون. نغمة معظم رسائل البريد الإلكتروني اليومية هي إجرائية وتعاملات ويبدو أنها كتبت بواسطة الزومبي من أجل الزومبي. التحدي الذي يواجهنا - مثلي - الذين يريدون كتابة بريد إلكتروني للبشر بقلب ينبض هو إيجاد طريقة لإجراء اتصال متعاطف مع القارئ بحيث تتم قراءة بريدنا الإلكتروني بصوت بشري. قد لا تكون عبارة 'أتمنى أن تكون على ما يرام' هي أفضل طريقة لتحقيق هذا الهدف ، لكنها تؤدي وظيفة جيدة معظم الوقت.
يوصي خبير الإتيكيت Brooke Straiton بكتابة رسائل البريد الإلكتروني بالعكس. يجب أن تلخص جملتك الأولى احتياجاتك أو القصد من البريد الإلكتروني ، كما تقول. يسمح هذا لشخص ما بمعرفة ما إذا كان هذا بريدًا إلكترونيًا يحتاج إلى معالجة عاجلة ، أو تقديمه كمعلومات ، أو مهما كان الإجراء المناسب. إذا كنت تريد إضافة 'التفاصيل الدقيقة' ، فاتركها حتى النهاية.
جيل تيبوجراف ، المؤسس المشارك لـ وظائف في مرحلة مبكرة ، وهي شركة استشارية تساعد الشباب في الحصول على تدريب داخلي أو الحصول على وظائف أولى ، تقر بأنه من الصعب القفز مباشرة إلى الأعمال التجارية ، لذا فإن اكتشاف النهج الصحيح أمر مهم. يجب تأسيس شخصيتك وصدقك. تحتاج إلى العثور على شيء مريح ومقبول من حيث النهج. وهي تقول إنه ليس مقاسًا واحدًا يناسب الجميع. كل حالة مختلفة. يجب أن يعكس النهج المكانة و / أو الصورة التي يمكنك العثور عليها عبر الإنترنت.
###
Pitch Perfect: طرق فعالة لبدء بريد إلكتروني
طلبت The Braganca من Jill Tipograph تقديم نصائح لتحسين رسائل البريد الإلكتروني:
آمل أن يجد هذا البريد الإلكتروني أنه يجب حجزك لمكالمة هاتفية أو بريد إلكتروني للمتابعة لمقدمة شخصية. إذا كنت لا تعرف الشخص بعد ، فمن الأفضل استخدام نهج مختلف.
يجب أن يكون الصدق حقيقيًا ، أو لا تسلك هذا الطريق. كن محترفًا ، وليس عابرًا. فكر في شراء بطاقة: هل ترسل بطاقة مفرطة الحماس أو صادقة للغاية إلى شخص لا تعرفه؟
خطأ في الجانب المحافظ في النهج. ابدأ رسالة بريد إلكتروني مع عزيزي السيد / السيدة / دكتور ؛ لا تنتقل إلى الأسماء الشخصية إلا عند إقامة علاقة أو علاقة. مرحبًا أو هي طريقة غير رسمية للغاية. استخدم أسماء العلم: إذا كان اسمه روبرت ، فلا تشر إليهم على أنهم بوب في رسالة بريد إلكتروني أولية.
اذكر المُحيل (إذا كان لديك إذنه) - ابدأ دائمًا باسم هذا الشخص في الموضوع والسطر الأول. هذه هي أصولك. عزيزي (فارغ) - تمت إحالتي بواسطة (فارغ) ، الذي اعتقد أنك ستكون شخصًا جيدًا للاتصال به بشأن (فارغ).
اقترب من الأشخاص باستخدام المصطلحات الصناعية الخاصة بهم - فالناس في المجالات الإبداعية يتحدثون بطريقة ما ، بينما يتحدث الأشخاص الذين يعملون في البنوك بطريقة أخرى. لكن على أي حال ، من الحكمة ألا تكون متطرفًا. الصناعات المختلفة لها معايير مختلفة.
استخدم سطر موضوع البريد الإلكتروني القاتل - لن يزعج الأشخاص قراءة البريد الإلكتروني الفعلي إذا لم يكن الموضوع له صدى. تأكد من أنها ذات صلة ، وبليغة ، وتعطي شخصًا سببًا للانفتاح. يذهب الكثير إلى البريد العشوائي هذه الأيام ، لذا فإن إدراج مصلحة مشتركة ، أو المدرسة الأم أو الشخص الذي أوصى لك أمر مهم وذا قيمة.
إرسال بريد إلكتروني للمتابعة - لا تتم قراءة رسائل البريد الإلكتروني الأولى غالبًا. قم بتمييزها: أتمنى أن تقضي أسبوعًا رائعًا ، وأردت متابعة رسالتي الإلكترونية الأسبوع الماضي.
الحيوانات الأليفة بيفيز
تجنب الرموز التعبيرية لأنها يمكن أن تنشئ انطباعًا أولًا خاطئًا.
لا تذكر أي شخص دون إذنه.
لا تخصص لقبًا للشخص. القصة: اقترب خريج جامعي حديث من جيل عبر الإنترنت وقال ، مرحبًا جيلي. قالت إنه لم يتصل بي أحد بجيلي منذ أن كنت طفلة ، ولم يتصل بي سوى زوجي منذ سنوات عديدة على هذا النحو المحبب من وقت لآخر. لقد تأجلت جدا.
دليل ثلاثي - من المحرج رؤية الأخطاء الإملائية والاستخدام غير الصحيح للقواعد - خاصةً اسم الشخص أو الشركة الخطأ (فكر في طلبات الكلية ، على سبيل المثال ، اسم الكلية الخطأ في مقال).
لا تطلب نصيحة مجانية أو وظيفة دون تقديم شيء ذي قيمة في المقابل. هذا مفرط في الحزم والانقطاع.
